Pro Management

Laatst gewijzigd op: 30-01-2018

HET DIGITAAL VASTLEGGEN VAN DOSSIERS NAMENS PETER SCHOUTEN
pm_digirecord.jpg

Het digitaal vastleggen van dossiers moet kunnen en kan!
 

Het digitaal vastleggen en delen van dossiers met relaties of collega’s moet snel, eenvoudig en veilig zijn. Vooral in dit tijdperk waarin internet de overhand heeft en de veiligheid hierin gewaarborgd moet worden.  Dit gepaard met de nieuwe wet en regelgeving (AVG, mei 2018), vergt van elke organisatie extra handelingen met betrekking tot de veiligheid en toegankelijkheid van opgeslagen dossiers.

De productmanager van DigiRecord, Peter Schouten, vertelt in de onderstaande blog over handige weetjes van dit fijne product.

"Ons product DigiRecord omvat alles wat u in een online dossier nodig heeft. Het zit in de Cloud, is veilig en snel.  Wanneer u spreekt over de digitale communicatie met relaties, kunt u dit product niet uitsluiten.

Intern gebruiken wij DigiRecord voor alle documenten zoals: omzetbelasting, contracten, personeelsdossiers, financiële dossiers, jaarrekeningen. Bovendien kan een ieder ook een eigen werkmap aanmaken.

Het uitgebreide autorisatiesysteem, welke de beheerder volledig in kan stellen, zorgt ervoor dat de documenten veilig zijn en alleen te benaderen door middel van inloggegevens, welke de toegang tot bepaalde dossiers beperken. 

Hiermee kunt u rechten aan klanten geven en kunt u ervoor kiezen om bepaalde relaties de documenten slechts te laten lezen of kunt u de klanten de vrijheid geven om zelf documenten aan te passen, toe te voegen of te verwijderen.

pm_digirecord1.jpgHet koppelen van DigiRecord kan met elk product van ons, waar onze bestandsregistratie in zit. Dit zijn onder andere: PM-Record File, PM-Office Integration, DossierManager en Scan and Organize. Dit maakt DigiRecord zeer gebruiksvriendelijk.
Vooral de koppeling met Office Integration, maakt het rechtstreeks opslaan van bestanden in het dossier vanuit MS-Word en MS-Excel letterlijk mogelijk met één druk op de knop.

Het handige in deze koppeling is ook het automatisch opslaan van e-mail berichten. Op het moment dat u het  icoon van PM- Office Integration in MS-Outlook of Exchange aanklikt, wordt direct het dossier van de betreffende organisatie getoond.

Dit is echter wel afhankelijk van het e-mail adres van de afzender. Mocht u de combinatie hebben met onze PM-Record CRM module, dan zijn de e-mailadressen geregistreerd, waardoor ons systeem direct de link legt met het desbetreffende dossier.
Het enige wat u moet doen, is het juiste dossieronderwerp kiezen en, mocht u dat willen, kunt u direct een notitie verzenden naar uw collega met het verzoek om het dossier te beoordelen. DigiRecord is dus een hele handige tool voor werkstromen en documentaties en is zeker een aanrader voor een ieder die met documenten te maken heeft."  

Wilt u meer weten over DigiRecord, neem dan contact op met ons. Dit kan door op de onderstaande knop te drukken en een e-mail achter te laten of door ons te bellen op: +31 (0) 10 451 76 76. 

Wij horen graag van u!

3_weetjes_over_pro_management_7-12-2017.jpg


SBR IMPLEMENTATIE TIJD IS NU

OPTIMALE IMPLEMENTATIE VAN SBR KOST TIJD

Aad Bergman, één van de schrijvers van het boek "Met SBR rapporteert u glashelder" vertelt in de onderstaande blog over de succesvolle implementatie van SBR. 
 
Het ultieme doel is, het op zo eenvoudig mogelijke wijze, opstellen van een jaarrekening in SBR formaat en deze via Digipoort aanleveren bij de overheid en andere uitvragende partijen.
jaarrekening_pro_management.jpg
De toegevoegde waarde van SBR komt het best tot zijn uiting indien bij de inrichting van het grootboek en bij het vastleggen van journaalposten rekening wordt gehouden met de wijze waarop in SBR moet worden gerapporteerd. Medewerkers moeten worden geïnstrueerd over de juiste werkwijze. De introductie van SBR heeft dus in de meeste gevallen ook organisatorische consequenties.
 
Belangrijk in dit geval is dat er “zuiver” wordt geboekt, met andere woorden dat journaalposten aansluiten bij de wijze waarop later in het proces moet worden gerapporteerd. Het grootboek moet hiervoor zo ingericht zijn, dat op het juiste detailniveau de gegevens vastgelegd worden. Hiervoor zal elke organisatie, intern de medewerkers moeten opleiden en begeleiden. 
 
In dit proces kunnen enkele uitdagingen zich voordoen, zoals het maken van een direct kasstroom overzicht en de functionele indeling van de winst- en verliesrekening. Vaak is het grootboek niet volledig ingericht op deze vormen van rapporteren. Voor deze uitdagingen zullen er enkele aanpassingen gemaakt moeten worden en dit gehele proces is misschien nog wel van groter belang dan het voldoen aan de SBR standaard.
sbr_implementatie_pro_management.jpg
Deze procedurele aanpassingen verschillen per situaties en dit beseft nog niet een ieder. De tijd om praktische SBR kennis op te doen en te begrijpen welke impact SBR heeft op uw rapportage proces zonder keiharde druk is nu. Door het nemen van de juiste stappen, in deze tijd voorafgaand aan de officiële verplichting, kan een ieder die het toe moet passen, zich rustig inlezen, begeleid worden in de materie en ook oefenen in handelingen.
 
De beste SBR oplossing voor wooncorporaties en andere ondernemingen biedt Pro Management Software. Naast het creëren van de geschikte software levert Pro Management ook praktische ondersteuning bij de implementatie van SBR en de aanpassing van administratieve procedures.
 
Veel bedrijven kunnen vooral profiteren van de vragen die aan bod komen tijdens een training, deze vragen zijn onder andere: Wat is SBR precies? Wat is de impact voor jou bedrijf? Wat is een taxonomie? Wat moet je doen in het proces? Hoe ziet een project aanpak eruit? Hoeveel tijd zal je hieraan besteden? Wat zal dit kosten?
quote_pro_management.jpg

3_weetjes_over_pro_management_20-11-17_v4.jpg


BLOG: HOWESHKA NAIMI

Het registreren van de tijd hoeft niet al je tijd in beslag te nemen, vooral niet als het gaat om medewerkers, opdrachtgevers of om het koppelen of uitdraaien van facturen.
 
In de onderstaande blog vertelt, Howeshka Naimi van de helpdesk, over het gemak van onze modules Time, Invoice en HRM. Heeft u deze combinatie al volledig benut?
kubus_pro_management.png
Wij zitten nu al bijna op de helft van het laatste kwartaal. De geschikte tijd om na te gaan of alles nog op schema is. Wellicht ook wel de tijd om de planning voor volgend jaar te maken of na te gaan of jij nog verlofuren over hebt.
 
Mocht je de uren niet bijgehouden hebben dit jaar of heb je geen tijd kunnen vastkoppelen aan de opdrachten, kan een nacontrole enigszins lastig worden. Als medewerker van Pro Management heb ik hier echter geen last van en ik hoef hier ook niet veel tijd aan te besteden. Ook onze gebruikers genieten van het gemak. De modules Time, Invoice en HRM doen het meeste werk.
 
Het voordeel van onze uren registratie, PM-Time, is dat je zelf inzicht krijgt in jouw gewerkte uren. Hoeveel uren je op een dag besteedt aan werkzaamheden en hoeveel uren je op een dag aankan, wordt hierin overzichtelijk. Op deze manier kan je nagaan hoeveel tijd je nodig hebt om een opdracht af te ronden en wordt het geven van een tijdsindicatie aan opdrachtgevers makkelijk en mogelijk.
De meerwaarde van de combinatie met de facturatie module, PM-Invoice, is dat je de uren kunt factureren.

factuurtje_pro_management.jpg

Voor het factureren heb je meerdere methodes, zo heeft onze module de uren x tarief optie, waardoor je de gewerkte uren direct kunt factureren naar de klant of eventueel afboeken. Het maken van vaste prijsafspraken is hiernaast ook een methode.
Mocht je met de klant afspreken dat je 200 uren aan een opdracht zal besteden op jaarbasis, kan je met de PM-timer makkelijk je uren bijhouden en halverwege het jaar je voortgang bekijken. Zo kan je nagaan hoeveel werkzaamheden je nog voor deze klant moet verrichten en of dit haalbaar is. Het is dus een hele handige module om jezelf in de gaten te houden en om je productiviteit na te gaan.
 
Mocht je van de bestede uren een overzicht willen uitdraaien zijn er, afhankelijk van welke informatie nodig is, diverse overzichten te verkrijgen in de Time en in de Invoice module. Waar de facturatie module, PM-Invoice, gericht is op een overzicht van de omzet, is de Time module gericht op efficiëntie van jezelf en van je medewerkers.
 
De HRM module in combinatie met Time en Invoice maakt het hele plaatje compleet. Deze Human Resource Management module bevat een overzichtelijk personeelsdossier, waarmee je per medewerker een aantal zaken kunt vastleggen zoals: het dienstverband, de functies, personeelsgegevens, NAW-gegevens, en zelfs relaties en kinderen kunnen gekoppeld worden.
 
De meerwaarde van de combinatie van de drie modules zit in de mogelijkheid om per medewerker uren te registreren. Met deze registratie worden ook de verlof uren in kaart gebracht. Voor een leidinggevende is er een concreet overzicht uit te draaien van het aantal gewerkte uren per medewerker en u ziet meteen hoeveel verlofuren daaraan te koppelen zijn. De opgenomen verlofuren zijn ook duidelijk te zien.
quote1_pro_management.jpg

Meer informatie over Pro Mangement
Kijk op www.promanagement.nl.

Terug